Nieuwsbericht update loonheffingen

In dit nieuwsbericht geven wij u graag een update van de laatste ontwikkelingen op het gebied van de loonheffingen.

Let op bij een (arbo)vergoeding voor de inrichting van de thuiswerkplek: alleen onder voorwaarden onbelast!

Sinds maart jl. werken meer werknemers vanuit huis. Hoewel met inachtneming van diverse veiligheidsmaatregelen bij diverse organisaties inmiddels weer deels op de werklocatie wordt gewerkt, is het thuiswerken nog steeds het uitgangspunt voor veel organisaties in de komende maanden. Voor wat betreft de verdere toekomst merken wij dat deze organisaties aan het nadenken zijn over het structurele karakter van thuiswerken.

Belangrijk om te weten is dat elke werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht is voor een veilige en gezonde werkomgeving te zorgen. Deze verplichting geldt niet alleen op de werklocatie, maar ook voor de thuiswerkplek als een werknemer verplicht is vanuit huis te werken. Dat moet zijn uitgewerkt in het arboplan van de werkgever. Vervolgens moet de werkgever bij de werknemer die thuis werkt individueel vaststellen welke arbovoorzieningen nodig zijn voor het creëren van die veilige en gezonde werkomgeving. Alle kosten daarvan moeten voor de werkgever komen, een eigen bijdrage van de werknemer is niet toegestaan. Is aan alle voorwaarden voldaan, dan geldt op grond van de fiscale wetgeving een gerichte vrijstelling waarmee deze arbovoorzieningen onbelast en zonder een hap te nemen uit de vrije ruimte van de WKR aan de werknemer kunnen worden verstrekt, ter beschikking gesteld of vergoed.

Wij krijgen op dit moment veel vragen over de mogelijkheid voor een onbelaste vergoeding voor de kosten van de inrichting van de thuiswerkplek. Het meest voorkomende idee uit praktijk is een eenmalige of jaarlijkse vergoeding aan elke werknemer uitbetalen voor aan te schaffen arbovoorzieningen ten behoeve van zijn of haar thuiswerkplek, bijvoorbeeld voor een arbo-technisch verantwoord bureau of bureaustoel, zonder dat de werknemer daarvoor aankoopbonnen hoeft aan te leveren bij de werkgever.

Als u een dergelijke vergoedingsregeling voor de inrichting van de thuiswerkplek overweegt, besef dan dat dit belastingheffing tot gevolg kan hebben: zonder aankoopbonnen is het namelijk onduidelijk of de vergoeding is aangewend voor de betreffende werknemer vastgestelde arbovoorzieningen. Die belastingheffing zal in principe tot extra kosten voor u als werkgever leiden.

Onder voorwaarden zijn wellicht alternatieven te vinden om met relatief beperkte administratieve lasten een regeling in te regelen voor de gerichte vrijgestelde inrichting van de thuiswerkplek, zonder dat de werknemer aankoopbonnen moet aanleveren en zelfs een bepaalde keuzevrijheid is te creëren ten aanzien van de arbovoorzieningen.

Aangepast besluit inzake vaste reiskostenvergoeding a.g.v. thuiswerken

Op 18 juni 2020 is een aangepaste versie van het besluit gepubliceerd (met datum van 16 juni 2020) waarin is goedgekeurd dat geen gevolgen hoeven te worden verbonden aan de veranderende reispatronen in verband met het thuiswerken als gevolg van het coronavirus. Hoewel in het besluit wordt gesproken over een verduidelijking ten aanzien van de vaste reiskostenvergoeding, is feitelijk sprake van een aanpassing/aanscherping. Op basis van het aangepaste besluit geldt namelijk dat thuiswerkdagen alleen als reisdagen worden aangemerkt als de medewerker uiterlijk op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had op een vaste reiskostenvergoeding.

Wij merken in de praktijk dat niet altijd geheel duidelijk is hoe het (aangepaste) besluit geïnterpreteerd en toegepast moet worden.

Gelet op de aanpassing dat de fictie (thuiswerkdagen worden als reisdagen aangemerkt) alleen geldt indien een medewerker op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had, is het van belang te beoordelen wanneer de uitruil van het brutoloon (dus ook de EJU of het IKB) voor een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer is/wordt overeengekomen.

  • Voor 12 maart jl.: op het moment het recht op de vergoeding reeds voor 12 maart jl. is overeengekomen, wordt voldaan aan de voorwaarde voor toepassing de goedkeuring. Als gevolg hiervan geldt dat de thuiswerkdagen gedurende de werking van het besluit als reisdagen worden aangemerkt. In het geval van de 214-dagenregeling betekent dat concreet dat de thuiswerkdagen ook worden meegeteld bij het beoordelen of een medewerker ten minste 128 dagen heeft gereisd om bij de hoogte van de vergoeding uit te gaan van 214 dagen.
  • Na 12 maart jl.: voor medewerkers die het recht op de vergoeding na 12 maart jl. zijn overeengekomen én voor medewerkers die na 12 maart jl. in dienst zijn getreden, geldt dat zij de uitruil niet voor die genoemde datum zijn overeengekomen en dat daarmee voor hen de goedkeuring niet geldt. Concreet betekent dit voor deze groep dat zij nog steeds met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 (c.q. latere aanvang van hun dienstbetrekking) kunnen deelnemen aan de uitruil. Het gevolg is nu alleen dat de thuiswerkdagen niet als reisdagen kunnen worden aangemerkt. De 214-dagenregeling kan echter nog steeds worden toegepast als de medewerker (zonder toepassing van de fictie) op kalenderjaarbasis ten minste 128 dagen reist.

Op het moment dat een medewerker door het niet kunnen toepassen van de fictie op kalenderjaarbasis minder dan 128 reisdagen heeft, dan kan de 214-dagenregeling niet worden toegepast en kan de vergoeding voor de uitruil uitsluitend nog onbelast plaatsvinden op declaratiebasis (o.b.v. werkelijk gereisde dagen). Voor zover meer wordt vergoeding dan op basis van declaratiebasis mag plaatsvinden (werkelijke reisdagen x afstand x € 0,19) vormt dit in beginsel belast loon tenzij het bovenmatige deel ten laste van de vrije ruimte van de WKR wordt gebracht.

€ 0,19) vormt dit in beginsel belast loon tenzij het bovenmatige deel ten laste van de vrije ruimte van de WKR wordt gebracht.

Op welke wijze de reiskostenvergoeding kan worden gecontinueerd, is uiteraard afhankelijk van het aantal medewerkers dat geen gebruik kan maken voor de goedkeuring, de bovenmatigheid van de vergoeding én de beschikbare vrije ruimte voor de WKR. Wij adviseren u hier graag over.

Voortgangsbrief ‘werken als zelfstandige’

Op 15 juni jl. hebben Minister Koolmees en Staatssecretaris Vijlbrief een voortgangsbrief naar de Tweede Kamer gestuurd over de wetgeving rond zzp’ers.

De belangrijkste punten van deze brief zullen u niet ontgaan zijn. In het kort wordt aangeven dat het aangekondigde wetsvoorstel waarin het voorgestelde minimumtarief voor een zzp’er en de zelfstandigenverklaring voor een uurtarief >€ 75 niet zal worden ingevoerd.

De praktijk zal hierdoor langer in onzekerheid verkeren bij het werken met zzp’ers. In september 2019 was al bekend dat de gewijzigde wetgeving niet op 1 januari 2020 in werking zou treden waardoor het handhavingsmoratorium was verlengd tot 1 januari 2021.

Het zogenoemde handhavingsmoratorium betekent feitelijk dat de Belastingdienst op het gebied van zzp’ers niet zal handhaven tenzij sprake is van kwaadwillendheid. De Belastingdienst kan en zal wel handhaven, als de Belastingdienst de volgende drie cumulatieve criteria kan bewijzen:

  • Er is sprake van een (fictieve) dienstbetrekking.
  • Er is sprake van evidente schijnzelfstandigheid.
  • Er is sprake van opzettelijke schijnzelfstandigheid.

Ook kan en zal de Belastingdienst handhaven indien de Belastingdienst zich op het standpunt stelt dat de kwalificatie van een arbeidsrelatie voor de loonheffingen niet in overeenstemming is met de huidige wetgeving, en de belastingplichtige de door de Belastingdienst gegeven aanwijzingen niet (of in onvoldoende mate) opvolgt. Bijzonder gevolg hiervan is dat belastingplichten die geen aanwijzing hebben gehad verkeren in de zekerheid van het handhavingsmoratorium.

Het vorenstaande biedt wellicht nog enige zekerheid in deze lastige materie.

Meer weten?

Neem gerust contact met ons op en wij adviseren u hier graag over.