Gemeentelijke en provinciale projecten met financiële bijdrage vanuit een ministerie? Tijdige beoordeling compensabele btw noodzakelijk voor correcte uitbetaling financiële bijdrage ministerie.

De afgelopen tijd hebben wij voor gemeenten en provincies meerdere malen projecten begeleid waarin een financiële bijdrage wordt verkregen vanuit een ministerie. Ook bij samenwerkingen tussen gemeenten en/of provincies (zoals de regionale openbare lichamen) speelt dit. Veelal gaat het om infrastructurele projecten met een substantiële bijdrage vanuit het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (hierna: ministerie van I&W). Het is belangrijk goed op te letten wat over de btw is afgesproken, want dat gaat in de praktijk regelmatig mis. Mogelijk laat uw gemeente, provincie of samenwerkingsverband daardoor geld liggen. Hier is vaak geen of onvoldoende aandacht voor en dat is zonde.

Situatieschets

Op het moment dat gemeenten en provincies (en bepaalde samenwerkingsverbanden; voor de leesbaarheid laten we die hierna buiten beschouwing) infrastructurele projecten realiseren, komt de daarvoor aan derden betaalde btw (denk aan aannemers) in veel gevallen voor een bijdrage uit het BTW-compensatiefonds (hierna: BCF) in aanmerking. Op dit uitgangspunt bestaan in de praktijk meerdere uitzonderingen, zoals bij werkzaamheden op grond van een derde (bijvoorbeeld een Waterschap). Het bepalen van het recht op een bijdrage uit het BCF is in deze gevallen sterk afhankelijk van feiten en omstandigheden en overigens niet per definitie uitgesloten van een bijdrage uit het BCF.

Wanneer voor de realisatie van de infrastructurele projecten een financiële bijdrage wordt ontvangen vanuit het ministerie van I&W doet zich een bijzondere situatie voor. Conform specifieke afspraken tussen de ministeries wordt de financiële bijdrage dan gestort in enerzijds het gemeente- c.q. provinciefonds (het nettobedrag) en anderzijds het BCF (de btw-component). Deze systematiek is geënt op de gedachte dat de gemeente of provincie met de bijdrage in staat is investeringen te doen waarover btw betaald moet worden én dat die btw volledig compensabel is. Als het ministerie van I&W de ‘compensabele btw’ rechtstreeks zou subsidiëren (dus via gemeente- c.q. provinciefonds) zou de gemeente of provincie het btw-component tweemaal vergoed krijgen: éénmaal via het gemeente- c.q. provinciefonds en éénmaal via het BCF.

Wanneer gaat het mis?

De hierboven systematiek gaat zoals gezegd uit van de aanname dat de btw binnen een project volledig compensabel is. Als dat inderdaad zo is, werkt de afspraak tussen de ministeries optimaal. Maar juist in situaties dat de btw niet (volledig) compensabel is óf er überhaupt geen sprake is van compensabele btw (geen uitbesteding of kosten waarop geen btw drukt) gaat het fout. In die gevallen stort het ministerie namelijk wél de btw-component in het BCF maar kan de gemeente of provincie daar vervolgens geen beroep op doen. De gemeente of provincie loopt dan ten onrechte geld mis. Het is in de praktijk lastig gebleken dit naderhand nog te herstellen.

Hoe te handelen?

Het is van groot belang voorafgaand aan (infrastructurele) projecten een goede inschatting te maken van de compensabele btw en dit waar nodig ook af te stemmen met de Belastingdienst. De uitbetaling van de financiële bijdrage vanuit het ministerie kan daarop dan worden afgestemd. Mogelijk kan daarnaast met het ministerie worden afgesproken dat bij de oplevering/realisatie van het project een ‘herrekening’ plaatsvindt als de uitgangspunten zijn gewijzigd (meer of minder compensabele btw). Als hier op voorhand goede afspraken over kunnen worden gemaakt, kan achteraf veel gedoe worden voorkomen.

Samenvattend is het dus belangrijk in een zeer vroegtijdig stadium van het betreffende project een adequate inschatting te maken van de compensabele btw.

Tot slot

Wij adviseren meerdere gemeenten, provincies en samenwerkingsverbanden bij de fiscale gevolgen van de aanleg van infrastructurele projecten. Graag bekijken we met u of uw gemeente, provincie of samenwerkingsverband geld laat liggen en of er nog mogelijkheden zijn dat te herstellen.

Mocht u vragen hebben, neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs.