Fiscale aandachtspunten en mogelijkheden voor werkgevers

Door Caraad | 23 maart 2020

Het zijn bijzondere tijden waarin we met zijn allen in Nederland de schouders eronder moeten zetten voor de gezondheid van eenieder. Daarnaast is het van belang dat Nederland operationeel blijft, zo goed als dat kan. Het kabinet heeft daarvoor inmiddels een noodpakket aan maatregelen getroffen, waar werkgevers gebruik van kunnen maken.

U zult ongetwijfeld voor belangrijke afwegingen en beslissingen staan om uw organisatie goed draaiende te houden. Zoals het organiseren en inregelen van thuiswerken. Daarbij is eerst van belang te doen wat daarvoor technisch nodig is.

Wij begrijpen heel goed dat de fiscale aandachtspunten in dit kader geen prioriteit hebben. Maar toch is het belangrijk dat nadat het eerste stof is neergedaald daarbij stil te staan. Dit om niet tegen onverwachte fiscale heffingen aan te lopen, maar ook te zien of u optimaal gebruik maakt van bestaande fiscale regelingen die voor u de kosten laag kunnen houden en uw werknemers nog meer kan motiveren.

In dat kader hebben we een lijst opgesteld van onderwerpen die voor u relevant kunnen zijn, met toelichting en te nemen stappen daarin.

Wat zien we nu in de praktijk gebeuren en waar kunt u rekening mee houden?

Thuiswerken faciliteren

Omdat een groot deel van de werknemers op dit moment thuis werkt en daarvoor van u faciliteiten tot hun beschikking krijgen, is het goed om daarbij rekening te houden met de fiscaliteit. Voor het verstrekken van faciliteiten voor thuiswerken aan werknemers gelden specifieke fiscale regelingen.

Arbovoorzieningen: voor arbovoorzieningen – denk hierbij aan het verstrekken of vergoeden van een bureau, bureaustoel, beeldscherm en verlichting – geldt een gerichte vrijstelling. Voorwaarde voor toepassing van de gerichte vrijstelling is dat die arbovoorzieningen samenhangen met de verplichtingen op grond van de arbeidsomstandighedenwet, de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte, de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt en de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan nadere voorwaarden vanuit het Arbeidsomstandighedenbesluit.
Voor het verstrekken en vergoeden van ICT middelen (laptop, beeldscherm, muis etc.) geldt een gerichte vrijstelling indien wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium. In de praktijk zien wij ook dat werknemers hun eigen ICT middelen kunnen gebruiken en daar een vergoeding voor ontvangen, de zogenaamde ‘bring your own device regelingen’. In verband met schaarste van laptops kan gebruik van eigen ICT middelen momenteel vaker voorkomen. Voor toepassing van de gerichte vrijstellingen voor Bring Your Own Device (BYOD) vergoedingen is van belang dat u voldoet aan de gestelde voorwaarden. Wij assisteren u hier graag bij.
Daarnaast is het mogelijk dat werknemers meer telefoon- en internetkosten maken ten gevolge van het thuiswerken. Deze kosten kunnen onbelast worden vergoed mits er een goede onderbouwing is.
Voor alle vergoedingen en verstrekkingen geldt dat deze moeten zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel om deze onder de WKR te brengen.

Belangrijk aandachtspunt door thuiswerken: de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en fiscale uitruilregeling binnen de WKR

Voor het reizen in het kader van woon-werkverkeer ontvangen werknemers veelal een reiskostenvergoeding. Als deze afhankelijk is van daadwerkelijke reisdagen, zal deze bij thuiswerken in principe niet doorlopen. Maar wat als sprake is van een vaste reiskostenvergoeding die de werknemer ontvangt, die gebaseerd is op het aantal vaste reisdagen per week? Stopt deze dan ook? Primair is dit een arbeidsrechtelijke vraag.

Ondanks dat arbeidsrechtelijk veelal niet is vastgelegd wat de consequenties zijn van het verplicht thuiswerken, kan dit fiscaal wel impact hebben. Zodra een werknemer 6 aaneensluitende weken niet naar de werkplek reist, geldt dat dit gevolgen heeft voor het onbelast kunnen uitbetalen van de vaste reiskostenvergoeding. Bij doorbetaling van de vergoeding dient deze ten laste van de vrije ruimte van de WKR te worden gebracht. Bij onvoldoende vrije ruimte bent u daarover 80% eindheffing verschuldigd. Of dit bij u speelt, is afhankelijk van de vormgeving van uw reiskostenregeling; graag kijken we met u mee wat de gevolgen voor uw organisatie zijn.

Overigens speelt dit aandachtspunt ook bij een uitruilregeling fiscale ruimte in het woon-werkverkeer. Deze regelingen zijn namelijk bijna altijd gebaseerd op de wettelijke (praktische) regeling, die kort gezegd 214 dagen reisdagen per jaar hanteert in plaats van de werkelijke reisdagen. Voorwaarde daarbij is wel dat er ten minste 128 keer per jaar naar de arbeidsplaats wordt gereisd. Normaliter is die marge ruim genoeg om perioden van vakantie en ziekte, als ook niet structurele thuiswerkdagen op te vangen. Maar mogelijk gaat de periode van thuiswerken langer duren en reist de werknemer niet 128 dagen naar de vaste werkplek. In dat geval is er geen wettelijk recht op de uitruil; dat heeft financiële gevolgen voor werknemers en voor u als werkgever.

Veel werkgevers geven de mogelijkheid tot uitruil in december (door inzet van de eindejaarsuitkering of het individueel keuzebudget). Indien werknemers echter (ook) maandelijks kunnen uitruilen of hun vakantiegeld in mei kunnen inzetten, is het van belang om tijdig actie te ondernemen. Het is daarom in ieder geval zaak om in een uitruil systeem te inventariseren wat de gehanteerde systematiek is en werknemers te vragen om indien zij wel reisbewegingen maken deze bij te houden. Vervolgens is het goed beleid te formuleren over wat er gebeurt bij langdurig thuiswerken hoe de regeling hierop aangepast kan en moet worden (doorgaan en de vergoeding ten laste van de werkkostenregeling brengen is hierbij ook een optie uiteraard). Uiteraard zullen de werknemers hier tijdig over geïnformeerd moeten worden en moet mogelijk de OR om advies of instemming worden gevraagd.

Extra inzet van tijdelijke werknemers/omscholing

In de praktijk zien wij dat werkgevers – met name in de zorg, maar ook bij kinderopvang, voedselbank en maaltijdverstrekking – meer beroep (moeten) doen op tijdelijke krachten en ook oud werknemers benaderen. Dit omdat er meer werkzaamheden moeten worden verricht, werknemers ziek zijn c.q. uit voorzorg thuis blijven. Voor de inzet van deze tijdelijke werknemers is van belang dat de fiscale kwalificatie van de arbeidsrelatie wordt beoordeeld. Worden deze personen als zzp’er ingezet, verrichten zij vrijwilligerswerk of komen zij tijdelijk in dienstbetrekking? Het is nodig om de fiscale (on)mogelijkheden hierbij goed in beeld te hebben.

Daarnaast zien wij ook dat in bepaalde sectoren juist minder werk is. In deze gevallen zien wij dat werknemers (vervroegd) opleidingen volgen en worden omgeschoold om ander werk te kunnen doen. In beide gevallen geldt dat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt, aangezien de opleidingen en cursussen worden gevolgd in verband met het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden c.q. het verwerven van (meer) inkomen.

Ondersteuning werknemers en mogelijkheden voor beloningen

Werkgevers zijn vaak erg trots op hun werknemers die er het beste van maken in deze tijden. Wij merken dat velen de nieuwe werkelijkheid van de Corona-tijd nog niet goed kunnen bevatten en daarbij moeilijk kunnen overzien wat de impact voor hen is. Mogelijk ook uw werknemers. Wellicht is er behoefte bij hen voor mentale en praktische ondersteuning om goed te kunnen functioneren. Dat kan variëren van de opvang van kinderen tot angst over hun positie of de risico’s van de werkzaamheden. Daarnaast zien wij dat werkgevers hun werknemers een hart onder de riem willen steken middels een kleine attentie.

Hoewel het uitgangspunt is dat alles wat de werkgever verstrekt aan de werknemer loon is, is dat niet in alle gevallen zo:

Een attentie kan onder voorwaarden als ‘geen loon’ worden verstrekt.
Bij ondersteuning bij het regelen/organiseren van kinderopvang kan sprake zijn van geen loon; wordt in beginsel als loon aangemerkt en kan door aanwijzing als eindheffingsbestanddeel onder de WKR worden gebracht. Omdat er geen gerichte vrijstelling voor kinderopvang geldt, komt dit ten laste van de vrije ruimte. Bij voldoende vrije ruimte kan deze ondersteuning onbelast plaatsvinden. Op het moment dat kinderopvang op de werkplek wordt verzorgd, wordt dit niet als loon aangemerkt. Ten tijde van het corona-virus zal hier echter minder snel sprake van zijn.
Voor andere soorten ondersteuning is mogelijk een gerichte vrijstelling van toepassing, zoals die voor arbovoorzieningen.

NB het is wel zaak dergelijke ondersteunende maatregelen te inventariseren en tijdig aan te wijzen als eindheffingsloonbestanddeel voor de WKR of juist het standpunt in te nemen dat helemaal geen sprake is van loon.

Gebruikersovereenkomsten wagenpark

Wij merken dat werknemers in deze bijzondere tijden geconfronteerd worden met een ander gebruik van bijvoorbeeld bestelauto’s die zij gebruiken voor hun werk. Vaak zijn de voorwaarden van gebruik vastgelegd in gebruikersovereenkomsten. Het kan zijn dat deze overeenkomsten bij thuiswerken niet meer voldoen. Het is goed om dit te inventariseren en waar nodig actie te ondernemen. Een bestelauto die normaliter op de werkplek achterblijft en nu wel mee moet naar huis wordt fiscaal anders behandeld. Daarvoor zullen maatregelen getroffen moeten worden om een bijtelling te voorkomen.

Internationale aspecten bij thuiswerken

Als werknemers ten gevolge van de uitbraak van het coronavirus niet langer grensoverschrijdend werken c.q. in het buitenland woonachtige werknemers thuis gaan werken, kan dit ook gevolgen hebben voor de toewijzing van het heffingsrecht en hun sociale zekerheidspositie. Dit heeft zowel gevolgen voor de werkgever (bijvoorbeeld wijziging in registratieplicht, inhoudings- en afdrachtsplicht) als ook voor de werknemer, zoals het land waar hij/zij is onderworpen aan sociale zekerheid en waar inkomstenbelasting is verschuldigd. Wij adviseren om de gevolgen hiervan tijdig te beoordelen en uw werknemers hierover te informeren. Inmiddels heeft Nederland in navolging van België en Duitsland aangegeven dat thuis werken in verband met het coronavirus geen gevolgen heeft voor de sociale verzekering voor situaties waarbij men normaliter al over de grens woont of werkt in de EU, EER of Zwitserland. Er hoeft hiervoor niets te worden geregeld.

Wat is verstandig te doen?

Inventariseer uw regelingen voor thuiswerken/laptop/internet e.d. en fiscale uitruilregeling woon-werkverkeer en zorg dat u handelt waar nodig; bijv. leg een BYOD regeling vast.
Ga uw WKR na; waar staat u nu? Zorg ervoor dat u ziet wat de impact is van alle maatregelen die u treft en voorkom een onverwachte eindheffing van 80%.
Beoordeel de arbeidsrelatie van (mogelijk) in te zetten tijdelijk personeel.
Beoordeel de gevolgen van grensoverschrijdende situaties en informeer tijdig uw werknemers over de gevolgen van het thuiswerken.

Wilt u meer weten?

Graag ondersteunen en adviseren wij u. Bij vragen, neem dan contact met ons op.